Regulamin sklepu internetowego – Jak prowadzić legalny e-commerce w 2026 roku? Poradnik

1. Regulamin jako fundament umowy zawieranej na odległość

Prowadzenie działalności w branży e-commerce, niezależnie od tego, czy sprzedajesz towary fizyczne, czy treści cyfrowe, opiera się na skutecznym zawieraniu umów na odległość. Podstawowym dokumentem w tym procesie jest regulamin. Należy go traktować nie jako formalny wymóg, ale jako pełnoprawną umowę między sprzedawcą a klientem.

Współczesny e-commerce pozwala na pełną automatyzację tego procesu. Przykładem może być warsztat samochodowy regenerujący sprężarki – dzięki odpowiedniej konstrukcji regulaminu i ścieżki zakupu, klient może zawrzeć wiążącą umowę zlecenia naprawy całkowicie zdalnie, bez konieczności papierowej wymiany dokumentów. Podobnie firmy szkoleniowe, przechodząc z umów papierowych na elektroniczne oparte na regulaminie, odzyskują najcenniejszy zasób – czas.

2. Procedura zmian i pułapki „cichej edycji” dokumentów

Jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców jest samodzielna edycja punktów w regulaminie bez poinformowania klientów. Takie działanie jest skrajnie niepoprawne i może skutkować zarzutami o wprowadzanie w błąd, a nawet oszustwo.

W przypadku usług o charakterze ciągłym (np. konto użytkownika, newsletter), zmiana regulaminu musi być procesowana zgodnie z Kodeksem cywilnym i Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Standardem jest 14-dniowy termin wypowiedzenia. Procedura powinna wyglądać następująco:

• Publikacja nowej wersji dokumentu z datą wejścia w życie za min. 15 dni.
• Wysłanie mailingu do wszystkich klientów z informacją o zmianach.
• Udostępnienie linku do regulaminu archiwalnego oraz nowej wersji.
• Poinformowanie o prawie do wypowiedzenia umowy w ciągu 14 dni.

Archiwizacja i okres 9-letni

Przedsiębiorca ma obowiązek udostępniać archiwalne wersje regulaminów. Klient musi mieć wgląd w zasady, które obowiązywały w dniu zawarcia przez niego transakcji. Ze względu na 6-letni termin przedawnienia roszczeń reklamacyjnych, zaleca się przechowywanie dokumentacji przez okres nawet 9 lat (licząc do końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin roszczeń).

3. Ochrona własności intelektualnej i ryzyko kopiowania treści

Kopiowanie regulaminów od konkurencji to patologia rynku, która niesie ze sobą drastyczne ryzyka. Zgodnie z Art. 116 Prawa autorskiego, rozpowszechnianie cudzego utworu bez uprawnienia jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat dwóch.

Własność intelektualna w e-commerce obejmuje również zdjęcia produktów, opisy oraz filmy. Profesjonalne kancelarie i firmy takie jak „Uczciwy Regulamin” monitorują sieć przy użyciu notarialnych protokołów otwarcia strony. Akt notarialny jest dowodem niepodważalnym w sądzie.

4. RODO w e-commerce: Od polityki prywatności do trwałego nośnika

RODO (GDPR) funkcjonuje w Polsce od 25 maja 2018 roku, jednak wiele firm nadal nie realizuje jego podstawowych założeń. Kluczowym dokumentem wewnętrznym jest Polityka ochrony danych, która opisuje procedury bezpieczeństwa, zabezpieczenia techniczne (jak certyfikaty SSL czy firewalle) oraz rejestr incydentów.

Informacja od Administratora Danych (ADO)

Mało znany, a krytyczny wymóg to dostarczanie informacji o przetwarzaniu danych na trwałym nośniku. Przesłanie samego linku do polityki prywatności może być uznane za niewystarczające. Zaleca się dołączanie klauzuli informacyjnej w formacie PDF do każdego maila z potwierdzeniem zamówienia lub zapytania z formularza kontaktowego.

5. Zarządzanie plikami cookie – koniec ery „zwykłych pouczeń”

Zgodnie z Art. 173 Prawa telekomunikacyjnego, instalowanie plików cookie (szczególnie analitycznych i marketingowych) bez wyraźnej zgody użytkownika jest nielegalne. Kara za brak poprawnego zarządzania zgodami może wynosić do 3% rocznych przychodów.

Współczesny e-commerce musi korzystać z profesjonalnych Consent Managerów. Pliki takie jak Google Analytics mogą zostać zainstalowane na komputerze użytkownika dopiero PO wyrażeniu przez niego aktywnej zgody. Wyświetlenie belki informacyjnej przy jednoczesnym automatycznym ładowaniu skryptów w tle jest działaniem bezprawnym, co łatwo zweryfikować za pomocą prostych wtyczek do przeglądarek.

6. Dyrektywa Omnibus, cyfrowa i towarowa – nowe standardy 2025

Rok 2023 i kolejne przyniosły gruntowne zmiany wynikające z dyrektyw unijnych. Najważniejsze z nich to:

• Dyrektywa Omnibus: Obowiązek podawania najniższej ceny z ostatnich 30 dni przed obniżką. Brak tej informacji grozi karą od 1 000 do 20 000 zł, a w recydywie do 40 000 zł.
• Ceny jednostkowe: Konieczność podawania ceny za kg, litr czy m2. Przykładowo, branża tkanin musi obok ceny za metr bieżący podawać cenę za metr kwadratowy, aby umożliwić konsumentowi porównanie ofert.
• Numer telefonu: Omnibus wprowadził bezwzględny obowiązek posiadania działającego numeru telefonu na stronie sklepu.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta: Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) dokonujące zakupów niezwiązanych z ich zawodowym profilem zyskały prawo do 14-dniowego zwrotu i ochrony przed klauzulami abuzywnymi.

7. Zgodność z umową zamiast rękojmi: Procedury reklamacyjne

W relacjach z konsumentami pojęcie „rękojmi” zostało zastąpione przez odpowiedzialność za zgodność towaru z umową. Kluczowe zmiany proceduralne to:

1. Udostępnienie zamiast dostarczenia: Konsument ma obowiązek udostępnić towar sprzedawcy, a to przedsiębiorca musi zorganizować i opłacić transport (np. wysłać kuriera po zepsuty sprzęt).
2. Koszty logistyki: Przedsiębiorca pokrywa koszty transportu reklamowanego towaru niezależnie od tego, czy reklamacja zostanie ostatecznie uznana za zasadną.
3. Termin zwrotu środków: Przy odstąpieniu od umowy czas na zwrot pieniędzy biegnie od momentu złożenia oświadczenia przez klienta, a nie od momentu odebrania paczki przez sklep.